Raus aus dem Papier-Chaos.
Inhaltsverzeichnis
OVERVIEW
Die Kranken- und Altenpflege Ursula Frey GmbH aus Weißenfels ist mit rund 30 engagierten Mitarbeitern und einem dreiköpfigen Verwaltungsteam ein etablierter Anker in der ambulanten und stationären Pflege. Während die individuelle Betreuung der Pflegebedürftigen absolut professionell abläuft, drohte die interne Verwaltung durch den zunehmenden Digitalisierungsdruck an ihre Grenzen zu stoßen.
IST SITUATION
Der Pflegesektor steht vor einem massiven Umbruch – und die Einführung der verpflichtenden Telematik-Infrastruktur (TI) hing wie ein Damoklesschwert über der Ursula Frey GmbH. Obwohl das Bewusstsein für die Dringlichkeit absolut vorhanden war, fehlte es intern an Erfahrung. Das Unternehmen stand vor einem Berg existenzieller Fragen: Welche Bereiche müssen überhaupt digitalisiert werden? In welcher Reihenfolge geht man vor? Was macht wirtschaftlich Sinn und welche Systeme passen zueinander? Zudem galt es zu prüfen, wie man diesen notwendigen Wandel auch finanziell (z. B. durch Fördermittel) intelligent stemmen kann. Es brauchte dringend kompetente, objektive Hilfe, um strategische Fehlentscheidungen zu vermeiden.
DAS PLAYBOOK - WAS HABEN WIR GETAN?
Wir haben keine fertigen Software-Pakete verkauft, sondern sind in die Rolle des strategischen Architekten geschlüpft. Unser Playbook war pragmatisch, unabhängig und radikal auf den Alltag der Kunden zugeschnitten.
1. Die "Hands-on" Potenzialanalyse vor Ort
Digitalisierung löst man nicht per Telefon. Wir waren schnellstmöglich direkt vor Ort in Weißenfels, um die kaufmännischen und operativen Prozesse im echten Leben zu analysieren. Durch die schonungslose Erfassung des IST-Zustandes konnten wir genau identifizieren, wo die tatsächlichen Zeitfresser liegen und welche Maßnahmen technisch, fachlich und vor allem wirtschaftlich am sinnvollsten sind.
2. Unabhängige Tool-Evaluierung (Die Modulisten-Strategie)
Das Schlimmste, was einem Mittelständler passieren kann, ist ein „Vendor Lock-in“ (die absolute Abhängigkeit von einem einzigen, teuren Softwareanbieter). Da wir zu 100 % unabhängig agieren, haben wir für jeden analysierten Teilbereich mehrere passende Lösungsvorschläge unterbreitet und diese knallhart bewertet. Das Ergebnis war eine maßgeschneiderte, konkrete Vorgehensweise, die exakt auf die Ursula Frey GmbH zugeschnitten ist.
3. Fokus: Schnittstellen & Telematik-Infrastruktur (TI)
Isolierte Insellösungen kosten im Alltag mehr Zeit, als sie sparen. Der Schwerpunkt unserer Konzeption lag auf der intelligenten Integration. Die Anbindung an die TI ermöglicht endlich den sicheren, digitalen Austausch von medizinischen Daten. Durch die Integration der digitalen Patientenakte können pflegerelevante Daten effizient und absolut datenschutzkonform verwaltet werden.
Sebastian Braasch
Digitalisierungsexperte
„Wir verkaufen keine Buzzwords, wir bauen Brücken. Nahtlose Systeme bedeuten schnellen Zugriff auf Informationen, Reduzierung von Doppel-Dokumentationen und am Ende des Tages: Mehr Zeit für die Qualität der Pflege.“
„Durch die erarbeitete Digitalisierungsstrategie wissen wir jetzt genau, welche Schritte für uns wichtig sind. Die Strategie bietet uns einen klaren Plan, um die Digitalisierung optimal für unser Unternehmen umzusetzen.“
Christian Frey
Geschäftsführer
ERGEBNIS
Die Zusammenarbeit mit der Ursula Frey GmbH markiert den erfolgreichen Wandel von einem analogen Traditionsbetrieb hin zu einem modernen, digital-resilienten Pflegeunternehmen. Das Projekt hat einen massiven strategischen Mehrwert geschaffen, der weit über die Installation neuer Software hinausgeht: Durch unsere herstellerunabhängige Beratung haben wir nicht nur ein IT-Konzept geliefert, sondern eine echte Lebensversicherung für die Zukunft des Betriebs geschaffen.
Der größte operative Hebel liegt in der drastischen Senkung des administrativen Overheads: Dank der neu geplanten Schnittstellen-Architektur und dem konsequenten Wegfall redundanter Dokumentationsschritte gewinnen die Pflegekräfte pro Schicht wertvolle Zeit zurück, die nun wieder zu 100 % in die Qualität der Betreuung am Menschen fließt. Gleichzeitig haben wir durch die frühzeitige Konzeption der Telematik-Infrastruktur (TI) und der digitalen Patientenakte sichergestellt, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben nicht nur erfüllt, sondern diese proaktiv als Wettbewerbsvorteil gegenüber weniger digitalisierten Mitbewerbern nutzt.
