Das Automatisierungs-Konzept für die eds-R GmbH.
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OVERVIEW
Als zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb bewegt die eds-R GmbH täglich enorme Mengen an Wertstoffen und Elektroaltgeräten. Das administrative Herzstück des Betriebs bildet die exakte Gewichtserfassung. Ein massiver manueller Prüf- und Erfassungsaufwand von Wiegeschein-Daten blockierte hierbei wertvolle Ressourcen in der Verwaltung.
Wichtiger Hinweis zum Projektcharakter: Diese Referenz beschreibt nicht die softwareseitige Umsetzung oder Programmierung, sondern die mehrtägige, tiefgehende Prozessanalyse und die darauffolgende schlüsselfertige Konzepterstellung. Unser Auftrag war es, Ineffizienzen radikal aufzudecken. Das im Nachgang ausgearbeitete architektonische Fundament dient der eds-R GmbH nun als verbindliches Lastenheft und reine Entwicklungsgrundlage für die zukünftige Implementierung.
IST SITUATION
Vor unserer Analyse war die tägliche Verarbeitung der Wiegescheine in der Verwaltung ein echter Fleißarbeits- und Zeitfresser:
- Analoge Barrieren: Wiegescheine von Kunden (extern) und der eigenen Waagesoftware Recolog (intern) lagen ausschließlich in Papierform oder als unstrukturierte PDFs vor.
- Manuelle Datenextraktion: Mitarbeiter mussten Gewichtsdaten und Identifikationsnummern mühsam händisch vom Papier ablesen, Berechnungen ohne digitale Unterstützung durchführen und die Daten manuell in das ERP-System SAP eintippen.
- Isolierte Systeme: Es fehlte an jeglicher Schnittstelle oder Integration zwischen der Wiegesoftware Recolog und den kaufmännischen Systemen.
Dieser hohe manuelle Aufwand kostete monatlich wertvolle Fachkraft-Ressourcen und bot durch Tipp- und Berechnungsfehler enormen Raum für Ineffizienzen.
DAS PLAYBOOK - WAS HABEN WIR GETAN?
Wir haben die kaufmännischen Prozesse der eds-R GmbH auf den Prüfstand gestellt und die theoretischen Abläufe in ein glasklares, technisch vorgeklärtes Automatisierungs-Konzept übersetzt.
1. AI Automation Use Case Workshop – Die Workflows als zentrales Ergebnis
In einer intensiven, mehrteiligen Deep-Dive-Session haben wir gemeinsam mit dem Team der eds-R GmbH die kaufmännischen Kernprozesse seziert und digitale Potenziale identifiziert. Das direkte, maßgebliche Ergebnis dieses interaktiven Workshops war das gemeinsame Design und die Skizzierung der neuen, optimierten Ziel-Workflows. Hier wurde festgelegt, wie Dokumente zukünftig fließen müssen, um Ineffizienzen zu eliminieren.
2. Blick über den Tellerrand – Beratung im Sinne des Kunden
Ganzheitliche Prozessberatung bedeutet für uns, technologieoffen zu agieren. Während der Analyse haben wir gezielt Doppelarbeiten und Medienbrüche aufgedreckt. Dabei haben wir auch klar identifiziert, welche Probleme sich besser rein prozessual oder direkt systemseitig lösen lassen, anstatt blind teure Software-Workflows zu erzwingen. Wir denken immer im Sinne des Unternehmenserfolgs.
3. Die Ausarbeitung: Technologische Abbildung der Soll-Prozesse
Als wesentlicher Teil unserer anschließenden Ausarbeitung haben wir die im Workshop erarbeiteten Workflows technologisch übersetzt. Wir haben geprüft, wie sich die Anforderungen in einer zukunftssicheren IT-Architektur optimal abbilden lassen:
- n8n (Workflow-Plattform): Wurde konzeptionell als das ideale, systemneutrale Fundament gewählt, um Systeme wie SAP, Recolog und Excel flexibel und ohne starre Herstellereinschränkungen miteinander sprechen zu lassen.
- Datapool One (OCR-Software): Wurde als die optimale Lösung zur intelligenten Dokumenten-Transformation integriert, um sowohl physische Scans als auch Mail-PDFs vollautomatisch in durchsuchbare Volltext-Formate zu wandeln.
- Azure OpenAI (GPT-4o): Eingeplant über das europäische Rechenzentrum Sweden Central für eine absolut DSGVO-konforme, KI-gestützte Datenextraktion und -validierung der Wiegescheine.
4. Konzeptionierung der IDP-Pipeline (Intelligent Document Processing)
Die fertig ausgearbeitete Prozess-Logik beschreibt die automatisierte Verarbeitung Schritt für Schritt als exakte Vorgabe für die Entwicklung:
- Extrahieren: Die KI liest ID-Nummern sowie Gewichte fehlerfrei aus.
- Prüfen & Berechnen: Das System validiert die Daten und aktualisiert Status und Inhalte direkt in den Folgesystemen.
- Quality Gate („Human in the Loop“): Konzeption einer automatischen Fehlersortierung, die unklare Belege direkt an die Fachabteilung zur manuellen Nachbearbeitung aussteuert.
Dennis Neitzel
Geschäftsführer Modulist GmbH
„Erfolgreiche Automatisierung beginnt Monate vor der ersten Zeile Code. Im Workshop erarbeiten wir das logische Wunsch-Szenario – in der Ausarbeitung gießen wir es in Tools wie n8n und Datapool One, um maximale Klarheit zu schaffen. Das nimmt jedes Risiko aus dem späteren IT-Projekt und macht den Erfolg für Unternehmen exakt plan- und berechenbar.“
DAS ERGEBNIS DER KONZEPTIONSPHASE
Der Workshop und die anschließende Ausarbeitung für die eds-R GmbH beweisen eindrucksvoll, wie wichtig eine saubere Vorbereitung vor der eigentlichen IT-Entwicklung ist. Fehlinvestitionen und Fehlplanungen werden so konsequent eliminiert.
Der geschäftliche Mehrwert des fertigen Konzepts spricht für sich:
- Glasklare Roadmap: Die eds-R GmbH verfügt nun über eine vollständig validierte, technische Entwicklungsgrundlage. Die IT kann den Workflow ohne langwierige Abstimmungen direkt implementieren.
- Risikofreie Budgetierung: Da alle Lizenzen und der Entwicklungsaufwand im Konzept präzise kalkuliert wurden, kennt das Unternehmen seine Rentabilität bereits vor dem ersten Schritt der Umsetzung
