Systemeinführung:
so gelingt sie
Mach dich durch die Einführung eines neuen IT-Systems auf zahlreiche Verbesserungen deiner Abläufe gefasst – genauere Daten, straffere und effizientere Prozesse sowie stringentere Workflows erwarten dich!
Doch Vorsicht – der Wechsel in ein neues System in der bestehenden Unternehmenslandschaft ist nicht zu unterschätzen. Mit Modulist hast du einen neutralen und professionellen Wegbegleiter an deiner Seite.
Nachfolgend geben wir dir eine Auswahl an Tipps für die erfolgreiche Implementierung einer Software:
A
Das A und O ist der Projektplan. Unbedingt sollten Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Fristen definiert und konsequent dokumentiert und festgehalten werden.
B
Teamwork! Transparente Kommunikation und regelmäßige Status-Meetings helfen dem gesamten Team, in die gleiche Richtung zu laufen.
C
Die Aufstellung eines Lastenheftes der fachlichen und technischen Anforderungen ist ein Muss! Nur so können Anbieter verglichen und die fachlich, technisch und wirtschaftlich passende Software ausgewählt werden.
D
Bereits von Beginn an ist ein Fokus auf die Integration der Software in die bestehende Systemlandschaft zu legen. So sollten bereits vor der finalen Unterschrift die relevanten Schnittstellen bepreist sein.
E
Die Komplexität der Systemeinführung erfordert einen Projektmanager, der sowohl technisches Verständnis, als auch betriebliches Verständnis mitbringt und alle Prozesse, Aufgaben und Schnittstellen im Blick hat.
F
Eine Softwareeinführung erfordert Ressourcen der Fachabteilungen sowie Endanwender.
G
Mit einer Softwareeinführung sollte immer eine Optimierung der Prozesse einhergehen.
H
Mache dir rechtzeitig Gedanken über Datenmigrationen, den Parallelbetrieb, sowie den richtigen Zeitpunkt für das Go Live.
Systemeinführungen stellen den Alltag für Modulist dar. Sie sind maßgeblicher und häufiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen, um Nachhaltigkeit und Effizienz zu erreichen. Wir haben bereits standardisierte Prozesse etabliert und stellen bequem sicher, dass alle Teilaufgaben eines solchen Projektes berücksichtigt und fristgerecht umgesetzt werden.
Systemevaluation
Enterprise resource planning (ERP)
Lohnbuchhaltungssoftware
Telematik
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Transportmanagementsystem (TMS)

- Wir stellen sicher, dass die passende Software eingeführt wird.
- Im Erstellungsprozess setzen sich die Fachabteilungen intensiver mit den Anforderungen sowie mit bestehenden Optimierungspotenzialen auseinander.
- Die Vergleichbarkeit der Anbieter wird erzeugt.
- Anbieter positionieren sich zu den Anforderungen und nehmen eine verpflichtende Haltung ein. Das Lastenheft stellt die Grundlage für die Auftragsanbahnung dar.
Auch die Produktvorstellungen führen wir nach einer geregelten Agenda durch. So bleibt die Vergleichbarkeit gegeben. Von Termin zu Termin gewinnen wir als Projektteam ein Gefühl für den richtigen, passenden Partner an unserer Seite, sodass eine fundierte Entscheidung für einen Softwareanbieter ausgesprochen werden kann.

Im Übrigen stellen wir immer wieder fest, dass durch professionelle Evaluationen von Systemanbietern ein Wettbewerbscharakter entsteht, der die Erstangebote bis zu 50% senken lässt.

Eine ERP Software kann je nach Unternehmen unterschiedlich komplex sein. Bereits einfache ERP-Lösungen verschaffen einen hohen Mehrwert für dein Unternehmen und bringen unter anderem folgende Vorteile für dich mit:
- Höhere Effizienz, Ressourcengewinn und produktive Prozesse
- Tiefere Einblicke in die Gesamtprozesskette
- Risikominderung durch maximale Transparenz und Kontrolle im Unternehmen
- Mehr Sicherheit durch die Steuerung von Zugriffsberechtigungen
- Kennzahlen in Echtzeit als Fundament für die Steuerung des Unternehmens
- Gemeinsamer Zugriff auf Daten durch einheitliche Datenbank
- Hohe Agilität: Chancen erkennen durch effiziente Abläufe und einfachen Zugriff auf Echtzeitdaten
Durch den häufig modularen Aufbau lässt sich eine ERP Software maßgeschneidert auf dein Unternehmen anpassen. Die Module sind in der Regel auf einen Geschäftsbereich ausgerichtet, greifen jedoch ineinander und nutzen dieselbe Datengrundlage. Der große Vorteil besteht darin, dass man Module je nach Entwicklung des Unternehmens an- oder abschalten kann. Bereits bei der Evaluation der passenden ERP-Software sollten die gewünschten Anforderungen bekannt sein, da sie sich auf den Preis auswirken. Gleichermaßen empfehlen wir zu prüfen, ob die Software im Einklang mit der strategischen Entwicklung des Unternehmens mitwachsen kann.

Zunächst bietet der Branchenfokus eine erste gute Orientierungsmöglichkeit. Grundlegend vertrauen wir aber ausschließlich auf die Erstellung eines Lastenheftes. Mit unseren bewährten Prozessen und dem dahinter stehenden Projektteam unterstützen wir dich, die passende ERP-Software zu finden. Als neutral agierender Projektleiter versetzen wir uns in die Rolle deines Unternehmens und führen eine auf dein Unternehmen abgestimmte ERP-Software auf Basis einer systematischen Software-Evaluation ein.
Vom Lastenheft bis zur Hypercare-Phase – Wir sind wir dein “Perfect Match”!

Wir unterstützen dich bei der Einführung einer Lohnsoftware. Ob Boni, Zuschläge, Arbeits- oder Fehlzeiten – bei der Einführung legen wir ein Augenmerk auf die Erfassung der lohnrelevanten Daten über die Dauer der gesamtheitlichen Geschäftsaktivitäten. Eine in die bestehende Systemlandschaft integrierte Lohnbuchhaltungssoftware bringt unter anderem folgende Vorteile mit sich:
- Fehlerfreie, pünktliche Erstellung der Lohnabrechnungen
- Tarife und individuelle Entgelte sind immer auf dem neuesten Stand
- Automatische Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung
- Mitarbeiter finden Lohnnachweise in digitaler Personalakte
- Integrierte Dokumentenerstellung, bspw. automatische DEÜV- und AAG-Meldungen
- Anbindung an Steuerberater oder DATEV
Transparenz und Konformität mit den gesetzlichen Grundlagen sind elementar. Wir behalten alles im Blick und implementieren nach der Analyse deiner bestehenden Systemlandschaft und deiner Anforderungen die für dich passende Lohnbuchhaltungssoftware. Aufgrund der sensiblen Daten stimmen wir uns hier vor allem eng im Bereich der Datenmigration ab, denn die Einführung einer neuen Lohnsoftware darf unterm Strich auf dem Konto des Mitarbeiters keinen Unterschied machen.
Von der Erstellung des Lastenheftes bis zur Anbindung an den Steuerberater – wir sind der perfekte Partner an deiner Seite.

“Die eine, richtige Telematik” am Markt gibt es nicht. Jedes Unternehmen hat spezifische, prozessual oder branchenbedingte Anforderungen an die Telematik. Unter anderem können folgende Funktionen über das System abgewickelt werden:
- Fahrzeugtracking
- Digitale Übertragung der ddd-Dateien aus dem Tachographen
- Fuhrparkmanagement
- ECO-Auswertung
- Digitale Rückführung der Frachtpapiere
- Digitale Führerscheinkontrolle
- Fahrzeugdatenübermittlung (Reifendruck, Füllstände etc.)
- Aufnahme der Anforderungen
- Erstellung eines Lastenheftes
- Softwareneutrale Evaluation am Markt
- Auswahl des fachlich, technisch und wirtschaftlich am besten passenden Anbieters
- Einführung der Telematik


Fliegt bei dir im Büro das Papier durch die Gegend? Häufen sich die Aktenordner in deinen Schränken? Benötigst du viel Zeit für die auftragsbezogene Ablage von Dokumenten?
Vom Rechnungseingang über die Zahlung bis hin zur Archivierung – sämtliche Dokumente können heutzutage digital abgelegt und gespeichert werden, zugänglich von überall auf der Welt.
Doch ein Dokumentenmanagementsystem kann mehr als eine einfache Datenablage. Nachfolgende Punkte sollten Ziele bei der Einführung sein:
- Verbesserte Vorgangsbearbeitung und Fehlerminimierung
- Angemessene Kommunikation sowohl zwischen den Mitarbeitern, als auch zu externen Partnern oder Kunden (z.B. Studierende, Bewerber)
- Effizienzgewinn und Automatisierung von Arbeitsprozessen
- Maximale Dokumentensicherheit
- eAkte
- Digitale Personalakte
- Elektronische Archivierung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- E-Mail-Management
- Vertragsmanagement
- Transportbegleitpapiere


“Das eine, richtige TMS-System” am Markt gibt es nicht. Jedes Unternehmen hat spezifische, prozessual oder branchenbedingte Anforderungen an das Transportmanagement. Unter anderem können folgende Funktionen über das System abgewickelt werden:
- Frachtabrechnung und Prüfung
- Einkauf, Ausschreibung und Vertragsmanagement von Frachten
- Durchführung von strategischer und taktischer Transportplanung
- Stammdatenmanagement
- Dynamische und operative Transportplanung sowie der Betrieb des TMS
- KPI-Management und Reporting

Du möchtest das passende System für dich finden? Wir können helfen! Von der Potenzialanalyse über die Evaluation bis zur Umsetzung – wir sind dein Partner in crime.
