Prozess-
optimierung
Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen im kaufmännischen Alltag führt zu Zeit-, Ressourcen- und Kostenersparnis. Optimale, digitale Prozesse schaffen Effizienz und automatisierte Aufgaben. Zudem erhältst du eine bessere Übersicht, mehr Transparenz und Sicherheit, da Fehlerquellen und Doppeleingaben vermindert werden.
Eine Prozessoptimierung setzt im heutigen Zeitalter eine digitale Transformation voraus. Prozesse müssen ganzheitlich und abteilungsübergreifend betrachtet und vorab analysiert werden. So auch, wenn man digitale Lösungen und Systeme einführt, welche die Prozesse und Arbeitsgebiete der Fachabteilungen bestmöglich abdecken und effizienter machen.
Wir sind davon überzeugt, dass Prozessoptimierung digital, neutral und ganzheitlich gedacht und umgesetzt werden muss. Diese Einstellung teilen auch unsere Kunden.
Wir betrachten die Prozesse von Auftragserhalt bis Abrechnung ganzheitlich und entwickeln ein passendes und prozessual abgestimmtes Datenflusskonzept.
Der Theorie folgt unmittelbar die Umsetzung und Erreichung schneller Vorteile und Quick Wins wie Ressourcengewinn, Prozesssicherheit, Transparenz und digitalem Datentransfer.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen
- Was sind meine Haupt- und Unterstützungsprozesse?
- Welche Prozesse werden als kritisch eingestuft und bedürfen besonderer Aufmerksamkeit?
- Wo kann Optimierungspotenzial in der Prozessqualität, -zeit und -wirtschaftlichkeit identifiziert werden?
- Können digitale Lösungen das prozessuale Optimierungspotenzial ausschöpfen?
- Kann ich Effizienz durch die Vernetzung bestehender IT-Systeme schaffen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann in allen Abteilungen und Arbeitsplätzen in einem Unternehmen sinnvoll sein. Optimierungsansätze bieten unter anderem Qualitätskontrollen, Erfassung von Arbeitszeiten, Lohn und Gehalt, Buchhaltung, Schicht- und Tourenplanung, Lagerungsprozesse sowie Rechnungslegung.
In jedem Praxis-Fall sollte nach dem Pareto-Prinzip auf den NOTWENDIGEN Digitalisierungsgrad geachtet werden. Es MUSS nicht zwingend jeder Schritt digitalisiert werden – eine fachliche, technische und wirtschaftliche Betrachtung sollte im Vordergrund stehen.
Unsere fünf Schritte zum digitalen Geschäftsprozess lauten:
Nachstehend haben wir für dich Beispiele für Prozessoptimierung
und Digitalisierung von Geschäftsprozessen ausgewählt.
Kennst du es auch?
Der monatliche Gang zum Steuerberater mit den Leitz-Ordnern oder die niemals aufhörende Flut an Papieren in der Buchhaltung, die nach dem Alphabet debitorisch und kreditorisch abgelegt werden muss?
“Hinten wird die Ente fett.” An diesem Spruch ist viel dran, wenn es um die Digitalisierung der Prozesse am Ende der Prozesskette geht. Viele variable Daten aus vorherigen Prozessen fließen in die Lohnbuchhaltung sowie die kreditorische und debitorische Buchhaltung ein.
Die Pflege von richtigen Kostenstellen (auch bei Sammelbelegen), die vollständige Abrechnung aller Debitoren, bis hin zur digitalen Übertragung der Belege in das DMS (Dokumenten-Management-System) oder zum Steuerberater stehen hierbei im Fokus.
Wir empfehlen im Kontext der Digitalisierungsstrategie einen Fokus auf das Datenflusskonzept zu legen. So setzen wir es auch bei unseren Projekten um. Die Ausgangssituation eines unserer Kunden war ein Büro voller Papier und Aktenordner und eine nicht vernetzte Arbeitsumgebung. Durch digitale Ablagesysteme und Logiken haben wir über den gesamten Geschäftsprozess strukturierte Daten erfasst. Belege sind digital in DATEV Online eingeflossen. Ein Zusatzeffekt ergab sich bei der Digitalisierung der Buchhaltung auch darin, dass nun ein Automatismus erstellt wurde, sodass alle Abrechnungen von selbst erstellt und bezahlt wurden. Für Unternehmer und Steuerberater eine Erfolgsgeschichte.
Die Buchführung ist essentiell für dein Unternehmen. Hast du die interne und die externe Buchhaltung digital unter
digitale Buchhaltung
Du suchst ewig nach Dokumenten in deinem Ordner-Ablagesystem und möchtest am liebsten von überall aus auftragsbezogene Anfragen bearbeiten können? Dann solltest du über ein “papierloses Büro” nachdenken.
Ein papierloses Büro ist nicht nur für Ordnungsliebhaber ein Traum, sondern auch für dein Unternehmen. Durch den Wegfall von Papier, Ordner, Drucker, Lagerräumen und Verwaltungspersonal kannst du viele Kosten einsparen.
Wir waren erstaunt: Einer unserer Kunden zeigte uns ein handgeschriebenes Auftragsbuch, in das alle Daten manuell eingetragen wurden. Hinzu kamen die zahlreichen Aktenordner mit Kundenetikettierung. Es gab mehrere Möglichkeiten das Büro zu digitalisieren. Nach Bewertung aller möglichen Optionen, haben wir in diesem Fall die Auftragsplanung in Telematiksoftware integriert und eine Cloud, ein digitales Abrechnungsverfahren, sowie DATEV-Online für die digitale Buchhaltung eingeführt. Alle Belege führen nun in ein nachgelagertes Dokumenten-Management-System. Das Büro samt Mitarbeiter hat einen positiven Wandel der Digitalisierung erlebt, der sich in gleicher Weise positiv auf die Arbeitsmotivation ausgeübt hat.
dein Büro digitalisieren - papierloser Schreibtisch
Alle Unternehmer müssen den gesetzlichen Vorschriften zur Erfassung der Arbeitszeit nachkommen. Wie genau dies umgesetzt werden soll, bleibt aber jedem Unternehmen individuell überlassen. Besonders kleine Unternehmen setzen anfangs auf eine händische Zeiterfassung. Das mag bei wenigen Mitarbeitern noch gut funktionieren, jedoch sollte dieser Arbeitsprozess angepasst werden, wenn das Unternehmen wächst.
Hierbei konnten wir bereits mehrere Kunden erfolgreich dabei unterstützen, ein geeignetes Tool zum ortsunabhängigen Erfassen der Arbeitszeiten zu finden und zu integrieren. Dadurch werden die Arbeitszeiten nun nicht mehr wöchentlich mittels handgeschriebener Zettel im Büro abgegeben und manuell in ein Programm eingegeben, sondern werden direkt online über eine Internet-Applikation von den Mitarbeitern erfasst und anschließend in das Programm hochgeladen.
Die Möglichkeit, Arbeitszeiten von Mitarbeitern digital zu erfassen, spart nicht nur Mehrarbeit und dadurch Kosten, sondern reduziert auch Fehlerquellen, die häufig beim Abschreiben entstehen.
digitale Arbeitszeit
Auf einer Baustelle den Überblick zu behalten, ist nicht einfach. Daher gibt es bei einem unserer Kunden einen eigens dafür vorgesehenen Mitarbeiter, der alle vorgenommenen Arbeiten und möglichen Herausforderungen protokolliert.
Bisher wurde dies mit Stift und Papier auf der Baustelle selbst oder unmittelbar nach der vollbrachten Arbeit in einem aufgestellten Container durchgeführt. Auf der Baustelle fehlte dem Mitarbeiter meistens die Zeit, alle durchgeführten Schritte zu beobachten und gleichzeitig zu protokollieren. Später konnte sich der Mitarbeiter zuweilen nicht mehr an alle durchgeführten Schritte erinnern, wodurch diese im Protokoll nicht auftauchten und bei der Rechnungsstellung nicht berücksichtigt wurden.
Mit Hilfe eines vorgefertigten Online-Formulars, das wir für unseren Kunden entworfen haben, kann der Mitarbeiter nun alle durchgeführten Arbeiten mit einem einfachen Klick an- oder abwählen. Dadurch spart er Zeit und kann so sämtliche Schritte protokollieren - es werden alle Arbeiten umgehend eingetragen, sodass es keine Verluste bei der Rechnungsstellung gibt.
digitaler Arbeitsrapport
Nachstehend haben wir für dich Beispiele für Prozessoptimierung
und Digitalisierung von Geschäftsprozessen ausgewählt.
Kennst du es auch?
Der monatliche Gang zum Steuerberater mit den Leitz-Ordnern oder die niemals aufhörende Flut an Papieren in der Buchhaltung, die nach dem Alphabet debitorisch und kreditorisch abgelegt werden muss?
“Hinten wird die Ente fett.” An diesem Spruch ist viel dran, wenn es um die Digitalisierung der Prozesse am Ende der Prozesskette geht. Viele variable Daten aus vorherigen Prozessen fließen in die Lohnbuchhaltung sowie die kreditorische und debitorische Buchhaltung ein.
Die Pflege von richtigen Kostenstellen (auch bei Sammelbelegen), die vollständige Abrechnung aller Debitoren, bis hin zur digitalen Übertragung der Belege in das DMS (Dokumenten-Management-System) oder zum Steuerberater stehen hierbei im Fokus.
Wir empfehlen im Kontext der Digitalisierungsstrategie einen Fokus auf das Datenflusskonzept zu legen. So setzen wir es auch bei unseren Projekten um. Die Ausgangssituation eines unserer Kunden war ein Büro voller Papier und Aktenordner und eine nicht vernetzte Arbeitsumgebung. Durch digitale Ablagesysteme und Logiken haben wir über den gesamten Geschäftsprozess strukturierte Daten erfasst. Belege sind digital in DATEV Online eingeflossen. Ein Zusatzeffekt ergab sich bei der Digitalisierung der Buchhaltung auch darin, dass nun ein Automatismus erstellt wurde, sodass alle Abrechnungen von selbst erstellt und bezahlt wurden. Für Unternehmer und Steuerberater eine Erfolgsgeschichte.
Die Buchführung ist essentiell für dein Unternehmen. Hast du die interne und die externe Buchhaltung digital unter
digitale Buchhaltung
Du suchst ewig nach Dokumenten in deinem Ordner-Ablagesystem und möchtest am liebsten von überall aus auftragsbezogene Anfragen bearbeiten können? Dann solltest du über ein “papierloses Büro” nachdenken.
Ein papierloses Büro ist nicht nur für Ordnungsliebhaber ein Traum, sondern auch für dein Unternehmen. Durch den Wegfall von Papier, Ordner, Drucker, Lagerräumen und Verwaltungspersonal kannst du viele Kosten einsparen.
Wir waren erstaunt: Einer unserer Kunden zeigte uns ein handgeschriebenes Auftragsbuch, in das alle Daten manuell eingetragen wurden. Hinzu kamen die zahlreichen Aktenordner mit Kundenetikettierung. Es gab mehrere Möglichkeiten das Büro zu digitalisieren. Nach Bewertung aller möglichen Optionen, haben wir in diesem Fall die Auftragsplanung in Telematiksoftware integriert und eine Cloud, ein digitales Abrechnungsverfahren, sowie DATEV-Online für die digitale Buchhaltung eingeführt. Alle Belege führen nun in ein nachgelagertes Dokumenten-Management-System. Das Büro samt Mitarbeiter hat einen positiven Wandel der Digitalisierung erlebt, der sich in gleicher Weise positiv auf die Arbeitsmotivation ausgeübt hat.
dein Büro digitalisieren - papierloser Schreibtisch
Alle Unternehmer müssen den gesetzlichen Vorschriften zur Erfassung der Arbeitszeit nachkommen. Wie genau dies umgesetzt werden soll, bleibt aber jedem Unternehmen individuell überlassen. Besonders kleine Unternehmen setzen anfangs auf eine händische Zeiterfassung. Das mag bei wenigen Mitarbeitern noch gut funktionieren, jedoch sollte dieser Arbeitsprozess angepasst werden, wenn das Unternehmen wächst.
Hierbei konnten wir bereits mehrere Kunden erfolgreich dabei unterstützen, ein geeignetes Tool zum ortsunabhängigen Erfassen der Arbeitszeiten zu finden und zu integrieren. Dadurch werden die Arbeitszeiten nun nicht mehr wöchentlich mittels handgeschriebener Zettel im Büro abgegeben und manuell in ein Programm eingegeben, sondern werden direkt online über eine Internet-Applikation von den Mitarbeitern erfasst und anschließend in das Programm hochgeladen.
Die Möglichkeit, Arbeitszeiten von Mitarbeitern digital zu erfassen, spart nicht nur Mehrarbeit und dadurch Kosten, sondern reduziert auch Fehlerquellen, die häufig beim Abschreiben entstehen.
digitale Arbeitszeit
Auf einer Baustelle den Überblick zu behalten, ist nicht einfach. Daher gibt es bei einem unserer Kunden einen eigens dafür vorgesehenen Mitarbeiter, der alle vorgenommenen Arbeiten und möglichen Herausforderungen protokolliert.
Bisher wurde dies mit Stift und Papier auf der Baustelle selbst oder unmittelbar nach der vollbrachten Arbeit in einem aufgestellten Container durchgeführt. Auf der Baustelle fehlte dem Mitarbeiter meistens die Zeit, alle durchgeführten Schritte zu beobachten und gleichzeitig zu protokollieren. Später konnte sich der Mitarbeiter zuweilen nicht mehr an alle durchgeführten Schritte erinnern, wodurch diese im Protokoll nicht auftauchten und bei der Rechnungsstellung nicht berücksichtigt wurden.
Mit Hilfe eines vorgefertigten Online-Formulars, das wir für unseren Kunden entworfen haben, kann der Mitarbeiter nun alle durchgeführten Arbeiten mit einem einfachen Klick an- oder abwählen. Dadurch spart er Zeit und kann so sämtliche Schritte protokollieren - es werden alle Arbeiten umgehend eingetragen, sodass es keine Verluste bei der Rechnungsstellung gibt.
digitaler Arbeitsrapport