Von der Einrichtung eines E-Mail-Clients bis hin zur Integration eines kompletten ERP-Systems: Bei einer Systemeinführung kann man einiges falsch machen. Dies kann viel Aufwand, Stress und Kosten verursachen. Man kann aber auch vieles richtig machen, wenn ihr diese fünf wichtige Tipps zu Systemeinführungen berücksichtigt:
1. Unternehmen planen bei Systemeinführungen zu wenig Ressourcen ein.
Oft fehlt es den Unternehmen an Zeit oder Ressourcen, um neben dem laufenden Tagesgeschäft eine Systemeinführung erfolgreich umzusetzen. Dennoch ist es wichtig, dass die Unternehmen und besonders die betroffenen Abteilungen die erforderlichen Ressourcen bereitstellen und sich für den Prozess Zeit nehmen. Weiterhin müssen die Beteiligten mit dem Ziel und dem Nutzen der Systemeinführung vertraut sein, um eine intrinsische Motivation für eine erfolgreiche Einführung zu entwickeln.
2. Vergleichen von verschiedenen Systemanbietern
Für jedes System gibt es eine Vielzahl an Anbietern, die jeweils Ihre Vor- und Nachteile haben. In einem Lastenheft könnt Ihr alle Anforderungen, die an das neue System gestellt werden, schriftlich festhalten. Im Anschluss tragen die einzelnen Anbieter ein, in welchem Umfang sie den jeweiligen Anforderungen gerecht werden können. Dadurch lassen sich die verschiedenen Anbieter nicht nur einfacher miteinander vergleichen, sondern ihr haltet bereits von Anfang an schriftlich fest, welche Leistungen vom Anbieter zukünftig erbracht werden.
3. Schnittstellen bei Systemeinführungen
Schnittstellen spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung neuer Systeme. Bevor Verträge geschlossen werden ist es wichtig, die Schnittstellenbedingungen genau zu definieren und die Kosten für diese festzulegen. Meistens werden Schnittstellenanbindungen nicht direkt in den Preis integriert, den euch der jeweilige Anbieter nennt. Des Weiteren schwanken die Preise für die Integration von Schnittstellen sehr stark, weshalb ihr diese Kosten bei eurer Anbieterauswahl unbedingt berücksichtigen solltet.
4. Datenmigration bei Systemeinführungen
Datenmigration ist ein unerlässlicher Schritt bei der Implementierung neuer Systeme und Subsysteme. Immer wieder geraten Unternehmen, die Datenmigration im Verantwortungsbereich des Kunden sehen, in Schwierigkeiten ihre Daten im Überblick zu behalten. Das passiert meist, weil eine entsprechende Fachkraft fehlt, die sich mit Daten auskennt und sicher damit umgehen kann. Dies gilt insbesondere für detaillierte Datensätze, die in bereits vorhandene Datensysteme migriert werden müssen. Aus diesem Grund verzögern sich Systemeinführungen häufig – besonders dann, wenn Datenmigration versehentlich vernachlässigt wurde.
Man sollte von Anfang an abklären, welche Person für welche Daten die Verantwortung trägt. Im Idealfall sollte das jeweils nur eine Person sein, die sich gegebenenfalls bei Bedarf eigenständig Hilfe suchen kann.
5. Hinzuziehen eines Projektmanagers für Systemeinführungen
Projektmanagement ist ein Schlüsselaspekt jeder Systemeinführung. Ein professioneller Projektmanager kann dabei helfen, die Kosten und den Zeitplan zu planen und im Blick zu behalten. Die Projektplanung muss für eine erfolgreiche Implementierung sorgfältig überlegt sein; der Go-Live sollte demzufolge nicht erst am Ende der Projektfrist, noch in schwer koordinierbaren Zeiten (beispielsweise Sommerferien oder Feiertage), geplant werden. Stattdessen sind klare Meilensteine im Projektverlauf festzulegen, die regelmäßige, nachvollziehbare Fortschritte ermöglichen um den Prozess reibungslos abzuwickeln. Mit dem richtigen Projektmanagement können Unternehmen eine Systemeinführung erfolgreich planen und durchführen und davon profitieren.
Natürlich ist jedes Projekt unterschiedlich und es gibt individuelle Herausforderungen, die zumeist erst während der Systemeinführung auftreten werden. Aber wenn Du diese fünf wichtige Tipps zu Systemeinführungen beherzigst, hast du definitiv einen guten Start bei der Integration und solltest auch gut für alle anstehenden Aufgaben gewappnet sein.
