Einführung eines zentralen HR-Systems samt Integrationen und Rückführung von Daten
- Einheitliche und zentrale Verwaltung der Mitarbeiter
- Potenzialfreigabe von 2–3 FTE durch Digitalisierung und Standardisierung
- Erhöhte Datenqualität und zentrale Datenauswertung für strategische Ausrichtung
- Reduzierter Arbeitsaufwand durch Fokus auf Validierung statt manueller Dateneingabe
Netto ApS & Co. KG
Netto ApS & Co. KG, eine Tochter der dänischen Salling Group, dem größten Einzelhandelsunternehmen in Dänemark, beschäftigt über 6000 Mitarbeiter, die wöchentlich für ein optimales Einkaufserlebnis sorgen. Mit einer solch großen Belegschaft entsteht eine Herausforderung in der effizienten Mitarbeiterverwaltung. Um diese zu meistern, war eine digitale und standardisierte Lösung notwendig, die nicht nur die zentrale Mitarbeiterverwaltung und Organisation umfasst, sondern auch eine Integration in Systeme wie Vertragserstellung, Lohnabrechnung, Schichtplanung und Zeiterfassung erfordert.
Durch die Implementierung des Employee-Central-Systems in Kooperation mit der Modulist GmbH konnten nahtlose Schnittstellen geschaffen werden, wodurch die Effizienz, die Mitarbeiterverwaltung und die Datenqualität verbessert werden konnten!
Die Herausforderungen
Die Verwaltung von über 6000 Mitarbeitern erfordert eine effektive und zentralisierte Lösung. Netto Deutschland benötigte eine zentrale Mitarbeiterverwaltung, die nachgelagerte Systeme speist, Daten zurückführt sowie die Rechtevergabe steuert. Ziel war es, neben der Systemeinführung selbst die Datenstrukturen zu harmonisieren sowie Prozesse zu digitalisieren und zu standardisieren, um Effizienz und Datenqualität zu verbessern.
Das Projekt
Um den Anforderungen gerecht zu werden, führten wir als Project-Lead Deutschland Employee Central (EC) von Success Factors ein. Das Projekt umfasste im Wesentlichen folgende Schritte: Zunächst wurde ein detaillierter Projektplan erstellt, der neben der Systemeinführung die Einrichtung, Migration, Testphasen sowie Integrationen enthält. Im Anschluss wurden die fachlichen und technischen Anforderungen zwecks Systemeinrichtung erarbeitet und umgesetzt. Die Zentralisierung erforderte diverse Strukturierungs- und Harmonisierungsmassnahmen, welche eng im Zuge der Meilenstein-Abwicklung getrackt und vorangebracht werden mussten. Als kritischer Aspekt hat sich am Ende die Koordination des Go-Live-Zeitpunkts dargestellt, da die Systemeinführung Einfluss auf den Lohnlauf hatte.
Schaffung von Schnittstellen und Integration
Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie wurde EC als das zentrale Organisations- und Mitarbeiterverwaltungssystem etabliert. Von hier aus werden nachgelagerte Systeme gespeist und Daten zurückgeführt. Ein zentraler Schritt war die Definition eines Datenflussmodells. Anschließend wurden notwendige Schnittstellen und Integrationen identifiziert, entwickelt und eingerichtet. Beispiele hierfür sind die Integration eines Vertragserstellungs-Systems, das vakante Positionen aus EC übernimmt, sowie die Anlage und Verwaltung von Mitarbeitern in Lohnabrechnungs- und Schichtplanungs-Systemen. Zudem wurden lohnrelevante Daten zur Abrechnung überführt.
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