Warum es auch ohne ein autarkes Team möglich ist, Projekte erfolgreich umzusetzen
In der Theorie benötigt jedes Projektmanagement-Team ein Umfeld, in dem es sich vollständig aus dem Tagesgeschäft herauslöst. Doch wie sieht die Realität aus? Wie können Unternehmen erfolgreich Projekte umsetzen, wenn das Team weiterhin im täglichen Betrieb eingebunden ist? In diesem Artikel zeigen wir, wie auch unter diesen Bedingungen durch agile Projektmanagement-Methoden der Projekterfolg gesichert werden kann.
Warum das richtige Team im Projektmanagement entscheidend ist
Ein starkes Team als Basis für Projekterfolg
Im agilen Projektmanagement steht das Team im Mittelpunkt des Erfolgs. Hier geht es darum, eine Gruppe von Fachkräften zu schaffen, die nicht nur flexibel auf Veränderungen reagieren, sondern auch ihre Aufgaben in einem iterativen Prozess effizient umsetzen können. In der Praxis ist es jedoch selten möglich, ein Team zu bilden, das sich komplett vom Tagesgeschäft löst. Unternehmen müssen oft mit den bestehenden Ressourcen und Teams arbeiten.
Ein Projektteam zu isolieren bedeutet oft, dass wichtige Expertise aus der laufenden Arbeit fehlt. Stattdessen wird das Team regelmäßig in das Tagesgeschäft eingebunden, was den Druck erhöht, Projekte parallel zu den alltäglichen Aufgaben zu stemmen. Dennoch kann dies auch einen Vorteil bieten, indem das Team konstant mit den realen Herausforderungen des Unternehmens konfrontiert bleibt und besser auf diese reagieren kann.
Erfolgreiche Integration agiler Methoden in bestehende Strukturen
Der Schlüssel zu einem funktionalen agilen Projektmanagement-Team in einem Unternehmen, das keine vollständige Trennung vom Tagesgeschäft vornehmen kann, liegt in der richtigen Balance zwischen Flexibilität und Struktur. Hier sind einige praxisorientierte Ansätze, wie Sie Agilität und bestehende Ressourcen miteinander vereinbaren können:
- Fokus auf klare Sprint-Planung: Auch bei einem begrenzten Team, das in andere Unternehmensprozesse eingebunden bleibt, kann die Struktur der Sprint-Planung helfen, klare Prioritäten zu setzen und das Team gezielt auf die wichtigsten Aufgaben auszurichten.
- Cross-funktionale Teams: Bei begrenzten Ressourcen kann ein Team, das über verschiedene Kompetenzen hinweg arbeitet, dafür sorgen, dass alle relevanten Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden können.
- Ressourcenpuffer einplanen: Um das Projektteam nicht mit Aufgaben aus dem Tagesgeschäft zu überlasten, sollten immer Pufferzeiten für unvorhergesehene Anforderungen eingeplant werden.
- Engagement und regelmäßige Retrospektiven: Auch Teams, die noch stark in tägliche Prozesse eingebunden sind, sollten regelmäßige Retrospektiven durchführen, um kontinuierlich zu überprüfen, wie sich die Teamdynamik und die Projektfortschritte entwickeln.
Praxisbeispiel: Systemevaluation und Softwareeinführung im Einzelhandel
Ein agiler Ansatz für die Auswahl und Einführung einer neuen POS-Software
Stellen wir uns vor, ein Einzelhandelsunternehmen möchte seine Point-of-Sale (POS)-Software ersetzen, um die Kundenerfahrung zu verbessern und die Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Dieser Prozess umfasst die Auswahl eines geeigneten Systems, die Anpassung der Software an die Geschäftsanforderungen und die Schulung der Mitarbeiter. Trotz der Notwendigkeit, das Team für das Projekt vom Tagesgeschäft zu entkoppeln, bleibt es in diesem Fall aus praktischen Gründen stark in den laufenden Betrieb integriert.
Ein agiler Ansatz für die Auswahl und Einführung einer neuen POS-Software
1. Anforderungsanalyse und Systemauswahl
Zu Beginn des Projekts wird ein Sprint zur Erhebung der Anforderungen durchgeführt. Das Team, bestehend aus IT-Experten, Filialleitern und Kassierern, arbeitet zusammen, um die wichtigsten Bedürfnisse zu identifizieren. Dabei wird der Fokus auf die Anpassungsfähigkeit der Software und die Benutzerfreundlichkeit gelegt.
Beispiel: Anpassung der Software an saisonale Verkaufszahlen, einfache Bedienung an der Kasse und nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie Lagerverwaltung und ERP.
2. Prototyping und Testing
In den darauffolgenden Sprints wird die POS-Software in einer Testumgebung implementiert und von den Mitarbeitern aus verschiedenen Filialen ausprobiert. Ihr Feedback wird sofort in die nächste Iteration eingepflegt, um das System kontinuierlich zu verbessern.
Beispiel: Die Software wird zunächst nur in einer Filiale getestet, bevor sie in weiteren Filialen eingeführt wird.
3. Schulung und Integration
In weiteren Sprints erfolgt die Schulung des gesamten Teams, während die Software in den regulären Betrieb integriert wird. Agile Methoden ermöglichen es, die Schulungsinhalte und die Softwareanpassungen an den Lernfortschritt der Mitarbeiter anzupassen.
Beispiel: Schulungen in kleinen Gruppen, basierend auf den tatsächlichen Nutzungserfahrungen der Mitarbeiter aus den Testläufen.
4. Rollout und kontinuierliche Verbesserung
Nachdem das System erfolgreich in einer ersten Filiale eingesetzt wurde, folgt der großflächige Rollout. Hier wird das Feedback aus der ersten Phase gesammelt, um die Software weiter zu optimieren.
Beispiel: Der Rollout erfolgt zunächst in größeren Filialen, um Erfahrungen zu sammeln, bevor er in kleineren Filialen ausgerollt wird. Nach jedem Rollout wird eine Retrospektive durchgeführt, um zu überprüfen, wie das System verbessert werden kann.
Fazit: Agiles Projektmanagement auch im realen Umfeld möglich
Agiles Projektmanagement erfordert keine komplette Entkopplung des Teams vom Tagesgeschäft, um erfolgreich zu sein. Durch den richtigen Ansatz – wie die Einplanung von Puffern, Cross-funktionalität und regelmäßigen Retrospektiven – lässt sich Agilität auch in Unternehmen umsetzen, in denen die Ressourcen begrenzt sind und das Tagesgeschäft eine Rolle spielt.
Mit der richtigen Balance zwischen Flexibilität und Struktur können Unternehmen die Vorteile agiler Methoden nutzen, ohne dabei die täglichen Arbeitsabläufe zu gefährden.
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Quellen:
https://www.scrum.org/
https://www.sap.com/germany/products/erp/what-is-erp/erp-implementation-best-practices.html
Ist agiles Projektmanagement nur mit einem komplett freigestellten Team möglich?
Nein. Auch wenn ein vollständig entkoppeltes Team theoretisch ideal ist, zeigen viele Praxisbeispiele, dass Projekte auch mit eingebundenen Mitarbeitenden erfolgreich umgesetzt werden können – vorausgesetzt, es wird eine klare Struktur und Priorisierung geschaffen.
Wie lassen sich Projekte im laufenden Betrieb priorisieren, ohne das Tagesgeschäft zu vernachlässigen?
Durch eine sorgfältige Sprint-Planung mit klaren Zielen, realistischen Zeitpuffern und einer guten Abstimmung im Team lassen sich sowohl Projekt- als auch Alltagsaufgaben sinnvoll koordinieren.
Wie verhindere ich, dass mein Team durch Doppelbelastung überfordert wird?
Eine gute Planung ist essenziell. Plane gezielt Ressourcenpuffer ein, priorisiere Aufgaben mithilfe klarer Sprint-Ziele und führe regelmäßige Retrospektiven durch, um Engpässe frühzeitig zu erkennen. Zudem kann die Unterstützung durch cross-funktionale Teams helfen, die Last besser zu verteilen.
Gibt es Beispiele, wo agiles Arbeiten im laufenden Betrieb funktioniert hat?
Ja, im Artikel wird das Beispiel eines Einzelhändlers vorgestellt, der eine neue POS-Software eingeführt hat – parallel zum Tagesgeschäft. Durch agile Phasen wie Anforderungsanalyse, Prototyping und iterative Schulung konnte das Projekt erfolgreich umgesetzt werden – mit hoher Nutzerakzeptanz und kontinuierlicher Verbesserung.
