Wie starte ich
Digitalisierung?
Zunächst lässt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen als ein Umwandlungsprozess beschreiben, der analoge Arbeitsabläufe durch digitale Alternativen ersetzt. Meist geht dies mit einer Optimierung der bestehenden Prozesse einher, wodurch Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen erzielt werden. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist jedoch immer eine fundierte Digitalisierungsstrategie, die sicherstellt, dass der Wandel nachhaltig, wirtschaftlich und prozessual sinnvoll gestaltet wird.
In unserem bewährten Ansatz setzen wir auf eine gründliche Potenzialanalyse, um die besten Ansatzpunkte für die Digitalisierung zu identifizieren. Dabei fokussieren wir uns insbesondere auf wiederkehrende Prozesse und Routinetätigkeiten mit hohem manuellem Aufwand. Auch Doppelarbeiten sowie papierlastige Vorgänge bieten erhebliches Optimierungspotenzial und lassen sich durch gezielte digitale Lösungen effizienter und ressourcenschonender gestalten.
Eine gezielte Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann eine spürbare Entlastung schaffen und gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen minimieren. Beispielsweise kann die Arbeitszeit digital über das Smartphone statt auf Papier erfasst werden. Durch die zentrale Verwaltung in einem umfassenden Master-System lassen sich Daten effizient speichern und in nachfolgende Systeme und Arbeitsschritte integrieren. So werden bereits vorhandene Informationen automatisch weiterverarbeitet und doppelte Eingaben vermieden.
Mit unserer fundierten Potenzialanalyse und langjähriger Erfahrung haben wir ein geschultes Auge für Optimierungspotenziale. Gemeinsam mit dir strukturieren wir die einzelnen Digitalisierungsschritte in einer sinnvollen Reihenfolge, um eine maßgeschneiderte und nachhaltige Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.
Klassische Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind erhöhte Effizienz, Zeit- und Ressourcengewinn, eine höhere Sicherheit in den Abläufen sowie die Möglichkeit, mobil und flexibel zu arbeiten.
IT Konzept – von der Potenzialanalyse zur Digitalisierungsstrategie
Basis einer erfolgreichen Digitalisierung ist eine fundierte und transparente Digitalisierungsstrategie. Die Entwicklung dieser Strategie beruht auf einem bewährten internen IT Konzept, der Potenzialanalyse. Modulist hat hier gemeinsam mit Fachverbänden und Unternehmen an einer Vorgehensweise gearbeitet, die dem Unternehmer folgende Fragen praxisnah beantwortet:
- Was soll ich digitalisieren?
- Wie und in welcher Reihenfolge gehe ich vor?
- Was bedeutet das für mein Unternehmen?
- Welche Maßnahmen sind wirtschaftlich sinnvoll?
- Wie wird die Prozess- und Systemlandschaft in Zukunft aussehen?
- Wer hilft mir diese Maßnahmen umzusetzen?
- Gibt es Unterstützungsmöglichkeiten und Fördermittel?
Digitalisierung ist für uns Alltag! Diesen Schwung bringen wir in dein Unternehmen. Im Rahmen des IT-Konzeptes “Potenzialanalyse” untersuchen wir all deine Prozesse, Aufgaben und die bestehende Systemlandschaft. Dabei reden wir mit dir und deinen Mitarbeitern, schauen dir über die Schulter und stellen gezielte Fragen.
Als Ergebnis geht für dich als Unternehmer ein stichhaltiges und nachvollziehbares Digitalisierungskonzept mit folgendem Aufbau hervor:
- Kenntnis über deinen Digitalisierungsgrad (Ist-Analyse und Einschätzung)
- Eine Liste individueller Handlungsempfehlungen
- Die Ableitung und Bewertung sinnvoller Digitalisierungsmaßnahmen unter Betrachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses
- Filial- und Standort-Auswertungen
- Eine Empfehlung der passenden Vorgehensweise samt Schritt für Schritt Anleitung
Die Vorgehensweise und Aufgaben sind nun klar, die Strategie steht auch, doch nun müssen Taten folgen. Als IT-Projektmanager gehört die Umsetzung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie aufgrund des besonderen Maßes an Digitalisierungspotenzial zu unseren liebsten Aufgaben. Gerne nehmen wir das Zepter ganz in die Hand oder unterstützen dich bei gezielten Maßnahmen.
Eine effiziente und fehlerfreie Zeiterfassung ist für Unternehmen essenziell, um Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren, Lohnabrechnungen zu automatisieren und Transparenz für Mitarbeiter und Management zu gewährleisten. Die Digitalisierung dieses Prozesses ermöglicht eine automatisierte Erfassung, weniger manuelle Nachbearbeitung und eine nahtlose Integration in bestehende HR- und Finanzsysteme.
Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie eine Digitalisierungsstrategie für die Zeiterfassung schrittweise umgesetzt werden kann:
Schritt 1: Definition der fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen
Zunächst werden die fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen an das neue Zeiterfassungssystem definiert. Dazu gehört die Analyse bestehender Prozesse, die Identifikation der Herausforderungen sowie die Festlegung der gewünschten Funktionen. Soll die Zeiterfassung beispielsweise mobil, über Terminals oder direkt im HR-System erfolgen? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind notwendig?
Schritt 2: Zusatzmodul des HR-Systems vs. eigenständige Software
Im zweiten Schritt wird geprüft, ob die Zeiterfassung als Zusatzmodul eines bereits vorhandenen HR-Systems integriert oder als eigenständige Softwarelösung implementiert werden soll. Während die Integration in ein bestehendes System oft kostengünstiger ist, bietet eine separate Softwarelösung meist mehr Flexibilität und erweiterte Funktionen.
Schritt 3: Terminal-Browser und/oder App-Anwendung
Hier wird entschieden, auf welche Weise die Zeiterfassung erfolgen soll. Eine Terminal-Lösung kann in Produktionsstätten oder Büros eingesetzt werden, während eine App-Anwendung den Vorteil der mobilen Nutzung für Außendienstmitarbeiter oder Homeoffice-Arbeitsplätze bietet. Häufig ist eine Kombination aus beiden Varianten die optimale Lösung.
Schritt 4: Betrachtung der Anbindung an die Finanzbuchhaltung (Fibu)
Die digitale Zeiterfassung muss nahtlos in die Finanzbuchhaltung integriert werden, um Gehälter, Überstunden und Abwesenheiten automatisiert zu verarbeiten. Dies reduziert manuelle Eingaben, minimiert Fehlerquellen und sorgt für eine höhere Effizienz.
Schritt 5: Betrachtung der Lohnarten und Lohnvorbereitung
Damit die digitale Zeiterfassung optimal in die Lohnabrechnung einfließt, müssen verschiedene Lohnarten berücksichtigt werden – von Festgehältern über Stundenlöhne bis hin zu Zuschlägen für Nachtarbeit oder Überstunden. Eine automatische Vorbereitung der Lohnabrechnung sorgt für reibungslose und fehlerfreie Prozesse.
Schritt 6: Implementierung weiterer Funktionen wie Fehlzeitenmanagement
Zusätzlich zur Zeiterfassung können weitere Funktionen integriert werden, etwa das Fehlzeitenmanagement. Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder andere Abwesenheiten lassen sich in das System einbinden und automatisch mit der Zeiterfassung synchronisieren. So wird eine ganzheitliche Lösung geschaffen, die den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Nutze diese einmalige Gelegenheit – Bund und Länder bieten verschiedene Förderprogramme für die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen an.
Wir prüfen für dich, welches Fördermittel am besten zu deinem Unternehmen und Digitalisierungskonzept passt und unterstützen dich dabei, die bestmögliche Förderung für dein Projekt zu erhalten.
IT Konzept
Praxisbeispiel
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, Kosten senken und flexibel auf Marktveränderungen reagieren möchten. Doch wie sieht eine erfolgreiche Umsetzung in der Praxis aus?
Unsere Digitalisierungsprojekte basieren auf einer fundierten Potenzialanalyse, die individuelle Anforderungen erfasst und eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie ableitet. Wir setzen auf eine praxisorientierte Herangehensweise, die sich bereits in zahlreichen Branchen bewährt hat – von Logistik über Handel bis hin zur Pflegebranche.
In den folgenden Praxisbeispielen zeigen wir, wie unsere Kunden von gezielten Digitalisierungsmaßnahmen profitieren. Die hier dargestellten Projekte geben Ihnen einen Einblick in verschiedene Anwendungsfälle und die nachhaltigen Verbesserungen, die durch die Digitalisierung erreicht wurden.
Lernen Sie aus echten Erfolgsgeschichten – entdecken Sie unsere Referenzen:
Einführung eines zentralen HR-Systems samt Integrationen und Rückführung von Daten
- Effizientere Arbeitsabläufe: Schnelleres und fehlerfreies Arbeiten durch digitale Prozesse.
- Flexibler Datenzugriff: Zugriff auf Daten von überall dank Cloud-Lösung.
- Bessere Kommunikation: Optimierter Informationsfluss durch Schnittstellen zwischen Büro und Fahrern.
- Reduzierung von Papieraufwand: Einsparung von Zeit und Kosten durch digitale Dokumentenverwaltung.
Entwicklung eines Digitalisierungskonzepts unter Betrachtung der Wirtschaftlichkeit
- Kenntnis über deinen Digitalisierungsgrad (Ist-Analyse und Einschätzung)
- Ableitung von Digitalisierungsmaßnahmen unter Betrachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses
- Transparente Umsetzungsschritte, die das Team zielgerichtet unterstützen.
- Nachhaltige Verbesserungen der Arbeitsprozesse und internen Abläufe.