Die digitale Transformation macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Ab dem Jahr 2025 wird es für Unternehmen in Deutschland verpflichtend sein, E-Rechnungen zu versenden. Das bedeutet, dass du dich schon jetzt mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD vertraut machen solltest, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Doch keine Sorge – du hast noch genügend Zeit, um dich auf diese Umstellung vorzubereiten und sogar von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. In diesem Beitrag erklären wir dir, warum E-Rechnungen ab 2025 Pflicht werden, welche Schritte du gehen solltest, und wie du durch technologische Anpassungen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllst, sondern auch deine internen Prozesse optimierst.
Die Pflicht zur E-Rechnung – Gesetzliche Rahmenbedingungen
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, elektronische Rechnungen ausstellen. Das betrifft also auch dein Unternehmen, egal ob du ein kleines Startup oder ein etablierter Mittelständler bist. Besonders wenn du noch auf traditionelle Methoden wie Papierrechnungen oder Excel setzt, ist es jetzt an der Zeit, über eine Modernisierung nachzudenken.
Warum ist das so wichtig? Ganz einfach: Der Gesetzgeber hat erkannt, dass elektronische Rechnungen viele Vorteile bieten. Sie sind schneller, kostengünstiger und tragen zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen bei. Aber die Einführung von E-Rechnungen ist nicht nur eine Frage der Effizienz – sie wird gesetzlich verpflichtend sein. Bereits seit 2020 sind Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden. Ab 2025 wird diese Pflicht auf alle Unternehmen ausgeweitet. Dabei müssen spezielle Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden, die auf XML basieren und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung sind klar definiert: Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch in einem festgelegten Format übermitteln. Insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind hier von Bedeutung. Doch was steckt dahinter?
XRechnung: Das XML-Format für die öffentliche Verwaltung
Die XRechnung ist ein spezielles Rechnungsformat, das im Rahmen der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Sie basiert auf einem standardisierten XML-Format und wurde gezielt darauf ausgelegt, den Anforderungen im öffentlichen Sektor gerecht zu werden. Das Hauptziel der XRechnung ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen und gleichzeitig den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Eine der großen Stärken der XRechnung liegt in ihrer Standardisierung. Das Format ist so gestaltet, dass es alle wesentlichen Rechnungsdaten in strukturierter und maschinenlesbarer Form abbildet. Dazu zählen unter anderem:
- Rechnungssteller und -empfänger
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
- Steuerinformationen
- Zahlungsfristen
- Referenz- und Bestellnummern
Die strenge Struktur der XRechnung sorgt dafür, dass keine relevanten Informationen fehlen und die Rechnungsdaten problemlos verarbeitet werden können. Dies ermöglicht es den öffentlichen Verwaltungen, Rechnungen automatisch und ohne manuelle Zwischenschritte zu verarbeiten, was Fehler minimiert und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist die XRechnung bereits seit 2020 verpflichtend. Das bedeutet, dass du als Lieferant oder Dienstleister einer Behörde sicherstellen musst, dass du Rechnungen im XRechnungsformat erstellst und versendest. Da viele Unternehmen zusätzlich private Geschäftspartner haben, die nicht zwingend XRechnung verwenden, kann dies eine gewisse Umstellung in den Rechnungsprozessen erfordern.
ZUGFeRD: Flexibles Format für den B2B-Bereich
Im Gegensatz zur XRechnung, die sich stark auf den öffentlichen Sektor konzentriert, ist das ZUGFeRD-Format flexibler und für eine breitere Nutzung im B2B-Bereich gedacht. Der Name ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”, und das Format wurde entwickelt, um die elektronische Rechnungsstellung auch im Privatsektor zu fördern.
Ein wesentlicher Unterschied zur XRechnung ist, dass ZUGFeRD eine Kombination aus PDF und XML bietet. Das bedeutet, dass die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Während das PDF-Format für den menschlichen Betrachter die klassische Ansicht einer Rechnung bietet, enthalten die XML-Daten alle relevanten Informationen in strukturierter Form. Dadurch können Unternehmen ihre Rechnungen nicht nur bequem an ihre Geschäftspartner senden, sondern auch die automatisierte Weiterverarbeitung in IT-Systemen ermöglichen.
ZUGFeRD ist in verschiedenen Profilen erhältlich, die unterschiedliche Komplexitätsstufen abbilden. Je nach Bedarf können Unternehmen die passende Version auswählen, von einfachen Rechnungen ohne Umsatzsteuer (z.B. für Kleinunternehmen) bis hin zu komplexen Rechnungen mit detaillierten Steuer- und Rabattangaben. Diese Flexibilität macht ZUGFeRD besonders attraktiv für den Mittelstand und Unternehmen, die sowohl mit kleinen als auch großen Geschäftspartnern zusammenarbeiten.
Das PDF-XML-Hybridformat bietet außerdem den Vorteil, dass es sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt. Viele Unternehmen, die bereits PDF-Rechnungen verwenden, können relativ einfach auf ZUGFeRD umstellen, ohne ihre bestehenden Prozesse grundlegend ändern zu müssen. Dadurch bietet ZUGFeRD eine niedrigere Einstiegshürde für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten.
Zusammengefasst, während die XRechnung strikte Anforderungen für den öffentlichen Sektor erfüllt, bietet ZUGFeRD eine flexible Lösung für den privaten und geschäftlichen Rechnungsverkehr. Beide Formate helfen Unternehmen, den Schritt in die digitale Zukunft zu gehen und von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsstellung zu profitieren.
Technologische Anpassung für die E-Rechnung: Wie bereitest du dein Unternehmen vor?
Um auf die neue E-Rechnungspflicht gut vorbereitet zu sein, ist es wichtig, dass du frühzeitig die richtigen technologischen Anpassungen vornimmst. Wenn du zum Beispiel noch mit Excel oder ähnlichen Tools arbeitest, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, über eine professionelle Abrechnungssoftware nachzudenken.
Der Umstieg mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber die Vorteile liegen auf der Hand: Eine spezialisierte Software ermöglicht es dir nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch deine internen Prozesse zu optimieren. Automatisierte Abläufe, eine einfachere Verwaltung und schnellere Zahlungen sind nur einige der Vorteile, die dich erwarten.
Unsere Empfehlung für dich: Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du ein sogenanntes Lastenheft erstellen. Darin hältst du alle fachlichen und funktionalen Anforderungen fest, die die Software erfüllen muss. Denke dabei auch an die Anbindungsmöglichkeiten an deine bestehende Systemlandschaft, wie ERP- oder Buchhaltungssysteme. Auf diese Weise stellst du sicher, dass die neue Software nahtlos in deine bestehenden Prozesse integriert wird.
Need help? Wir unterstützen dich bei deiner Umstellung auf die E-Rechnung
Die Einführung von E-Rechnungen mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, aber du musst diesen Weg nicht allein gehen. Wenn du Unterstützung bei der Auswahl und Einführung einer geeigneten Abrechnungssoftware benötigst, stehen wir dir als anbieterneutraler Projektpartner zur Seite. Wir helfen dir nicht nur dabei, die passenden Tools zu finden, sondern unterstützen dich auch bei der Implementierung und Integration in deine bestehenden Systeme.
Zögere also nicht, uns zu kontaktieren. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass dein Unternehmen bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet ist und du von den Vorteilen der Digitalisierung profitierst.
