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Microsoft Excel

… ist aus dem Tagesgeschäft vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken und setzt häufig dort an, wo Daten und Reports ausgewertet, Abgleiche und Vergleiche zwischen verschiedenen Listen hergestellt und Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden müssen. Gerade in Unternehmen, in denen viele Insellösungen in den Abteilungen durch fehlende Automatismen oder IT-Schnittstellen entstehen und viele manuelle Prozesse greifen, kann Excel als Allzweckmittel für die Minimierung manueller Aufwände im Tagesgeschäft fungieren.

Problemstellung

Häufig, so kann aus der Praxis wiedergegeben werden, fehlt es den ausführenden Mitarbeiter am notwendigen Know-How, um die richtigen Excel-Funktionen mit den Anforderungen der einzelnen Prozessschritte zu verbinden und hier eine funktionelle und schnelle Lösung zu entwickeln. Die Excel-Wissensträger und Prozess-Wissensträger sind nicht immer ein und dieselbe Person. Sie schaffen es nur selten, neben Ihrem Tagesgeschäft, gemeinsam  an Lösungen zu arbeiten. So kommt es in vielen Unternehmen zu massiven Doppelarbeiten und Mehraufwand, die durch den richtigen Wissenstransfer minimiert werden können. Eine weitere Herausforderung vieler Kurse ist das vorhandene, doch sehr unterschiedliche Wissen der Teilnehmer, die aus unterschiedlichen Unternehmen, Abteilungen, etc. am Kurs teilnehmen.

Kursdschungel

Es gibt einen Dschungel an Onlinekursen, Offlinekursen oder Webinaren, die Abhilfe schaffen sollen und das Excel-Wissen an die Mitarbeiter des Tagesgeschäftes transportieren möchten. Aus unserer Erfahrung heraus und dem Feedback des Netzwerks lässt sich sagen, dass bei vielen dieser Seminare weniger Wissen hängen bleibt, als wünschenswert wäre. Die Frage, die sich daraus ergibt ist, woran liegt das?

Unserer Einschätzung zufolge, liegt die Antwort bereits in der Problemstellung. Excel ist ein Programm mit sehr vielen Funktionen und unterschiedlichsten Möglichkeiten in der Anwendung. Ganz nach dem Sprichwort „viele Wege führen nach Rom“, gibt es bei vielen Problemen aus dem Tagesgeschäft auch viele Lösungsmöglichkeiten.

Die vielen Formeln und Funktionen werden zwar im Kurs sehr gut erklärt und auch nachvollziehbar transportiert, das Problem ist aber, dass die Kursteilnehmer häufig anschließend die Herausforderung haben, das gerade erlernte Wissen an Ihren eigenen Listen und Daten aus dem Tagesgeschäft anzuwenden. „Man hat zwar die Formel/Funktion gelernt, aber nicht gelernt, wie die Formel/Funktion in den eigenen, doch häufig etwas anderen Problemstellungen anwendbar ist“.

Zusammenführung von Theorie und Praxis

Um nachhaltig Excel-Wissen in das Tagesgeschäft des Unternehmens zu bringen und dafür zu Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch selbstständig an Lösungen mit Hilfe von Excel, zwecks Optimierung der eigenen Prozesse arbeiten können, hat sich unserer Erfahrung nach folgender Ablauf als Prozess des optimalen Wissentransfers bewiesen:

1. Analyse der Schnittpunkte des Tagesgeschäfts der Abteilung mit Excel
2. Analyse der Schnittstellen mit anderen Abteilungen mit Excel
3. Zusammentragen der Beispiele mit Daten aus dem Unternehmen bzw. Anwenders
4. Bedarfsgerechte Schulung an Hand der zusammengetragenen Beispiele. Hier muss darauf geachtet werden, dass die Formeln/Funktionen nicht nur theoretisch verstanden werden, sondern der Mitarbeiter diese auch selbstständig an anderen Herausforderungen anwenden kann.
5. Zusammentragen des Wissens im spezifischen Lastenheft zum Nachlesen und Nachüben.

Vorteile und Nachteile des Konzeptes

Dem Betrachter wird auf Anhieb klar, dass es sich um ein komplexeres Lehrkonzept handelt, was sich von einer üblichen Schulung von EXCEL-Kenntnissen absetzt. Der dargestellte Ablauf führt in der Praxis auf Grund des Mehraufwandes in der Erstellung der Inhalte, der intensiven Begleitung von Kleingruppen und der Termine vor Ort häufig zu einem höheren Kostensatz pro Teilnehmer als es konventionelle Schulungen tun.

Diese intensive Betreuung führt aber auch dazu, dass das gelernte Wissen durch die Nutzung von Beispielen aus dem Tagesgeschäft, von den Teilnehmern sehr gut verstanden wird und so potentiell auf viele andere Problemstellungen des Tagesgeschäfts angewandt werden kann. Es können also auch nachhaltig Prozesse des Tagesgeschäfts optimiert werden und auf Änderungen der erstellten Excel-Tools reagiert werden.

Fazit

An sich zeigt die Praxis, dass die intensive Schulung mit Beispielen aus dem eigenen Tagesgeschäft das Wissen nachhaltiger an die Mitarbeiter transportiert.

Dieses Konzept ist aber gerade auf Grund der erhöhten Kosten nicht für jeden Mitarbeiter oder jede Abteilung wichtig, sodass hier darauf geachtet werden sollte, dass die richtigen Mitarbeiter mit diesem Konzept ihr Wissen optimal ausbauen.

Welche Abteilungen und Mitarbeiter das am Ende betrifft, hängt von der Organisation und dem Unternehmen selber ab. Gerade für Abteilungen mit vielen Schnittstellen zu anderen Bereichen und wenig Automatismen ist ein solches Konzept von Vorteil.